UDISE+, PEN en APAAR: Wat uw schoolkantoor gereed moet hebben

Elk jaar beleven schoolkantoren door heel India dezelfde drukte: UDISE+-leerlinggegevens, PEN en nu ook APAAR-ID's. Het werk zelf is niet moeilijk — het zijn de ontbrekende details die op het laatste moment worden ontdekt die het pijnlijk maken. Dit is wat u nodig hebt en hoe u paraat kunt blijven.

Wat dit kort gezegd is

• UDISE+ is het nationale schoolinformatiesysteem. Scholen dienen elk jaar gegevens op schoolniveau en leerlingprofielen in.
• PEN (Permanent Education Number) is een leerlingidentificatie die wordt gegenereerd via UDISE+.
• APAAR (Automated Permanent Academic Account Registry) is een levenslang academisch ID voor leerlingen, gegenereerd met toestemming van de ouders.

Indelingen en portalprocedures veranderen van jaar tot jaar, dus vergelijk altijd met de huidige portalsjabloon — maar de onderliggende gegevens blijven grotendeels hetzelfde.

De leerlinggegevens waarom zal worden gevraagd

Verwacht dat u voor elke leerling het volgende nodig hebt: naam (en naam volgens Aadhaar indien relevant), geslacht, geboortedatum, namen van ouders, mobiel nummer, sociale categorie, moedertaal, adres met postcode, klas en sectie, toelatingsnummer en -datum, en — voor kinderen met speciale behoeften — het type beperking. Voor sommige rapportages zijn ook de BPL-/EWS-status en de voertaal vereist.

De meest voorkomende hiaten

• Moedertaal en sociale categorie nooit vastgelegd bij toelating.
• Namen die in spelling verschillen tussen schooladministraties en Aadhaar.
• Oude mobiele nummers die niet meer werken.
• Postcodes die ontbreken op adressen die als vrije tekst zijn ingevoerd.
• Type handicap niet geregistreerd voor CWSN-leerlingen.

APAAR en toestemming

Voor het genereren van APAAR is de toestemming van de ouder vereist. Houd een goed toestemmingsregister bij: gegeven, geweigerd of nog niet gevraagd, de datum, wie het heeft geregistreerd en het ondertekende formulier. Weigeren is een legitieme keuze; een leerling wiens ouder weigert, moet als zodanig worden geregistreerd en niet worden nagezeten, en APAAR mag nooit een voorwaarde worden voor toelating of examens.

Hoe u het hele jaar door paraat blijft

1. Voeg de overheidsvelden toe aan uw toelatingsformulier zodat deze op dag één worden vastgelegd.
2. Voer elk trimester een gereedheidscheck uit, klas per klas, en los hiaten op zolang gezinnen bereikbaar zijn.
3. Leg APAAR-toestemming zo snel mogelijk na toelating vast.
4. Importeer PEN- en APAAR-ID's terug in uw leerlingendossiers wanneer de portal deze uitgeeft.
5. Beperk wie Aadhaar-nummers kan zien en exporteren.

De module voor overheidsrapportages van SSMS doet precies dit: gereedheid per klas en leerling, een toestemmingsregister, Excel-bestanden in de indeling van de portal met een foutenblad, en import van PEN- en APAAR-ID's met validatie.