Elk personeelslid, van aanbiedingsbrief tot ontslagbrief

Scholen draaien op mensen — en op veel HR-papierwerk

Leraren, coördinatoren, accountants, chauffeurs, assistenten, beveiligers en huishoudelijk personeel: een middelgrote school kan 150 personeelsleden hebben op vijf verschillende soorten contracten. Hun documenten liggen in stalen kasten, hun verlof in een register, hun beleidsverklaringen nergens — tot een inspectie of een geschil erom vraagt.

SSMS houdt elke medewerker aan als één persoon — dezelfde persoon die inlogt als personeelsgebruiker, en die mogelijk ook ouder is van een leerling — met een medewerkersdossier en tewerkstellingsperiodes per school. Afdelingen, functietitels en klassen, dienstverband (vast, proeftijd, contract, gastdocent) en loonbasis (maandelijks, dagelijks, per uur, per dienst of 24-uursdienst) worden correct geregistreerd, en gevoelige identificatiegegevens zoals PAN, Aadhaar, bankrekening en UAN zijn versleuteld en gemaskeerd weergegeven, behalve voor personen met expliciete toestemming.

Onboarding, beleid en uitdiensttreding — toegevoegd omdat scholen erom vroegen

Nieuwe medewerkers krijgen een onboarding-checklist per personeelscategorie: te verzamelen documenten, toetredingsformulier, aanstellingsbrief, login en ID-kaart, bank/PF/ESI-registratie, introductiebijeenkomsten en overgedragen bedrijfsmiddelen — elk met een eigenaar en vervaldatum. HR-beleid (verlof, gedragscode, POSH, kindbescherming, IT-gebruik) wordt gepubliceerd als versies die het personeel erkent in de selfservice. Wanneer iemand vertrekt, dekt de uitdiensttredingsstroom de opzegging en opzegtermijn, het exitgesprek, afdelingsoverstijgende goedkeuring (bibliotheekschulden, bedrijfsmiddelen, voorschotten, IT-toegang) en een volledige afwikkeling inclusief verlofuitbetaling en gratificatie, geboekt in de administratie.