UDISE+, PEN और APAAR: आपके स्कूल कार्यालय को क्या तैयार रखना चाहिए

हर साल, पूरे भारत के स्कूल कार्यालय एक ही भागदौड़ से गुज़रते हैं: UDISE+ छात्र डेटा, PEN, और अब APAAR ID। काम अपने-आप में कठिन नहीं है — आख़िरी समय पर पता चलने वाली अधूरी जानकारियाँ ही इसे मुश्किल बनाती हैं। यहाँ बताया गया है कि आपको क्या चाहिए, और तैयार कैसे रहें।

ये क्या हैं, संक्षेप में

• UDISE+ राष्ट्रीय स्कूल सूचना प्रणाली है। स्कूल हर साल स्कूल-स्तर का डेटा और छात्र-स्तर की प्रोफ़ाइल जमा करते हैं।
• PEN (परमानेंट एजुकेशन नंबर) UDISE+ के ज़रिए बनने वाला छात्र पहचानकर्ता है।
• APAAR (ऑटोमेटेड परमानेंट एकेडमिक अकाउंट रजिस्ट्री) छात्रों के लिए एक आजीवन शैक्षणिक ID है, जो अभिभावक की सहमति से बनाई जाती है।

फ़ॉर्मेट और पोर्टल की प्रक्रियाएँ साल-दर-साल बदलती हैं, इसलिए हमेशा वर्तमान पोर्टल टेम्पलेट से मिलान करें — पर मूल डेटा काफ़ी हद तक वही रहता है।

वह छात्र डेटा जो आपसे माँगा जाएगा

हर छात्र के लिए इनकी ज़रूरत पड़ेगी: नाम (और जहाँ प्रासंगिक हो, आधार के अनुसार नाम), लिंग, जन्म तिथि, माता-पिता के नाम, मोबाइल नंबर, सामाजिक श्रेणी, मातृभाषा, पिनकोड सहित पता, कक्षा और सेक्शन, प्रवेश संख्या और तारीख़, और — विशेष आवश्यकता वाले बच्चों के लिए — दिव्यांगता का प्रकार। कुछ रिटर्न में BPL/EWS स्थिति और शिक्षा का माध्यम भी चाहिए।

सबसे आम कमियाँ

• प्रवेश के समय मातृभाषा और सामाजिक श्रेणी दर्ज ही नहीं की गई।
• स्कूल रिकॉर्ड और आधार में नाम की वर्तनी अलग-अलग।
• पुराने मोबाइल नंबर जो अब काम नहीं करते।
• फ़्री टेक्स्ट में टाइप किए गए पतों में पिनकोड ग़ायब।
• CWSN छात्रों के लिए दिव्यांगता का प्रकार दर्ज नहीं।

APAAR और सहमति

APAAR बनाने के लिए अभिभावक की सहमति आवश्यक है। एक उचित सहमति रजिस्टर रखें: दी गई, मना की गई या अभी पूछी नहीं गई, तारीख़, किसने दर्ज की, और हस्ताक्षरित फ़ॉर्म। मना करना एक वैध विकल्प है; जिस छात्र के अभिभावक मना करें, उसे वैसे ही दर्ज किया जाना चाहिए और उनके पीछे नहीं पड़ना चाहिए, और APAAR को कभी भी प्रवेश या परीक्षा की शर्त नहीं बनाना चाहिए।

साल भर तैयार कैसे रहें

1. सरकारी फ़ील्ड अपने प्रवेश फ़ॉर्म में जोड़ें ताकि वे पहले ही दिन दर्ज हो जाएँ।
2. हर सत्र में कक्षावार तैयारी जाँच चलाएँ, और कमियाँ तब भरें जब परिवारों से संपर्क हो सकता है।
3. प्रवेश के बाद जितनी जल्दी हो सके APAAR सहमति दर्ज करें।
4. पोर्टल से PEN और APAAR ID जारी होने पर उन्हें अपने छात्र रिकॉर्ड में वापस इम्पोर्ट करें।
5. सीमित करें कि कौन आधार नंबर देख और एक्सपोर्ट कर सकता है।

SSMS का सरकारी रिटर्न मॉड्यूल ठीक यही करता है: कक्षा और छात्र के अनुसार तैयारी, सहमति रजिस्टर, पोर्टल लेआउट में Excel फ़ाइलें एक Issues शीट के साथ, और सत्यापन के साथ PEN और APAAR ID का इम्पोर्ट।