Salarisadministratie die PF, ESI, PT en TDS elke maand juist verwerkt

Salarisadministratie op een school is gevarieerder dan het lijkt

Vaste leraren met een maandsalaris, gastdocenten betaald per uur, chauffeurs op dagloon, beveiliging op 24-uursdiensten en contractpersoneel dat halverwege de maand begint. Voeg daar PF met zijn loonplafond aan toe, ESI-geschiktheid die verandert met het brutoloon, schalen voor professionele belasting die per staat verschillen, en TDS die moet worden geprojecteerd voor het jaar onder het regime dat elke leraar heeft gekozen. Dit in Excel doen is foutgevoelig en elke maand weer stressvol.

SSMS houdt dit alles bij als configuratie, niet als code. Salariscomponenten zijn verdiensten, inhoudingen of werkgeversbijdragen — vast, een percentage van een component, een formule of een schaal. Structuren per rang zijn vanaf een datum van toepassing op medewerkers, en herzieningen bewaren de geschiedenis zodat achterstallige betalingen automatisch worden berekend. Wettelijke regels (PF, EPS, EDLI en beheerseenheden; ESI-geschiktheid en bijdrageperiodes; PT-schalen per staat; LWF) zijn voorzien van ingangsdatums, zodat een wetswijziging een aanpassing is en geen software-update.

Een maandelijks proces met controles en goedkeuringen

De salarisrun leest het overzicht van de maandelijkse aanwezigheid — betaalde dagen, loonverlies, overwerk, uren en diensten —, berekent elke loonstrook, voegt eenmalige aanpassingen en leningstermijnen toe en projecteert TDS. Vervolgens doorloopt het proces de stappen concept → berekend → geverifieerd → goedgekeurd → vergrendeld → betaald. Loonstroken worden gemaild en zijn zichtbaar in de selfservice; het bankoverboekingsbestand, PF ECR-, ESI-, PT- en TDS-gegevens worden gegenereerd; en het salarisjournaal wordt in de administratie geboekt.