Goed inkopen, goed opslaan, elk artikel verantwoorden

Schrijfwaren, uniformen, labchemicaliën, sporttenues, huishoudelijke artikelen…

Een school koopt elk jaar honderden artikelen bij tientallen leveranciers. Zonder systeem komen aanvragen mondeling binnen, worden offertes op papier vergeleken, weet niemand wat er in het magazijn ligt en vindt de accountant aankoopfacturen die nooit overeenkwamen met een ontvangstbewijs.

SSMS beheert de inkoop met controles bij elke stap. Een afdeling dient een inkoopaanvraag in, die wordt goedgekeurd. Het magazijn stuurt een offerteaanvraag naar leveranciers, legt hun offertes vast en vergelijkt ze — laagste per artikel of totaal, met opmerkingen. Een goedgekeurde inkooporder wordt afgedrukt en verzonden; goederen worden hierop ontvangen (indien nodig gedeeltelijk, met weigeringen), en de factuur van de leverancier wordt met btw en TDS in de administratie geboekt.

Het voorraadregister houdt elke beweging bij tegen de kostprijs van het voortschrijdend gemiddelde. Artikelen worden uitgegeven aan afdelingen, overgedragen tussen magazijnen en aangepast met redenen; bestelmeldingen waarschuwen voordat het magazijn leeg is; en een voorraadcontrole vergelijkt tellingen met de boeken en boekt het verschil.