Vul elke stoel met een toelatings-CRM gebouwd voor scholen

Waarom het toelatingsseizoen door registers en spreadsheets glipt

De meeste scholen regelen toelatingen nog steeds via een bezoekersregister bij de receptie, de persoonlijke telefoon van een counselor en een Excel-sheet die door drie mensen wordt bewerkt. Dat werkt tot februari. Dan arriveren aanvragen sneller dan wie dan ook kan terugbellen, wordt dezelfde ouder door twee mensen gebeld, wordt het formulier van een broer of zus onder de verkeerde klasse gearchiveerd en kan niemand de directeur vertellen hoeveel plaatsen er eigenlijk over zijn in Klas 1.

SSMS Toelatingen verandert dat seizoen in een pipeline die je kunt zien. Elke aanvraag — van de website, een binnenloper, een telefoontje of een campagne — wordt een lead met een bron, een fase en een eigenaar. Counselors werken vanuit een gedeeld bord in plaats van privé-notities, en elk telefoontje, WhatsApp-bericht, sms'je en bezoek wordt geregistreerd op de tijdlijn van de lead, zodat wie het ook overneemt precies weet waar het gesprek staat.

Eén stroom van aanvraag naar leerlingendossier

De toelatingsreis in SSMS weerspiegelt hoe een school echt werkt: Aanvraag → Lead → Counseling → Aanvraag → Documenten → Test / Interview → Meritlijst → Aanbieding → Vergoeding → Toelating. Elke stap is een status met een eigen scherm, en elke beweging wordt geregistreerd. Wanneer de toelating wordt bevestigd, worden het leerlingendossier, de inschrijving voor de sessie en het toelatingsnummer uit je nummerserie in één stap aangemaakt — geen overtypen van het formulier in een ander systeem.

Omdat hetzelfde platform vergoedingen beheert, wordt de toelatingsvergoeding geïnd tegen de aanbieding en wordt de juiste vergoedingsstructuur toegepast zodra het kind wordt toegelaten. Als er geen gepubliceerde vergoedingsstructuur overeenkomt met de klas, stroom en toelatingscategorie van het kind, waarschuwt SSMS je voordat de toelating wordt opgeslagen in plaats van deze door te laten glippen zonder geheven vergoedingen.