Innen elke verschuldigde rupee, zonder achter ouders aan te zitten

Schoolgeld is de levensader van een school — en de grootste bron van geschillen

Een administratiebediende op een Indiase school combineert collegegeld, toelatings-, jaar-, examen-, lab-, transport- en activiteitengeld; verschillende bedragen voor nieuwe en bestaande leerlingen, voor managementquotum en RTE-plaatsen; maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse termijnen; kortingen voor broers en zussen en personeelsleden; te laat betaald geld met genadedagen; cheques die stuiteren; en ouders die betalen voor twee kinderen in één overboeking. Spreadsheets kunnen dat niet allemaal bijhouden, en elke fout komt op het bureau van de directeur terecht.

SSMS houdt schoolgeldstructuren bij als regels: per school, board, schooljaar, klas en studierichting, voor nieuwe of bestaande leerlingen en per toelatingscategorie, waarbij het bedrag van elk schoolgeldbedrag wordt gesplitst in termijnen met vaste of relatieve vervaldatums. "Schoolgeldstructuur toepassen" toont precies voor welke leerlingen vorderingen worden gegenereerd — en dupliceert nooit een vordering die al bestaat.

De balie, vereenvoudigd

De kassier zoekt een kind of een gezin op en verricht één betaling voor meerdere kinderen. Toewijzing volgt de prioriteit van de vervaldatum — oudste vorderingen eerst — tenzij een geautoriseerde accountant handmatig toewijst. Gedeeltelijke betalingen volgen het beleid van jouw school, extra geld gaat naar de wallet van het kind als voorschot, en er wordt een genummerd ontvangstbewijs afgedrukt op jouw template en naar de ouder gestuurd. Contant geld, cheque, bankwissel, UPI, kaart en bankoverschrijving worden allemaal ondersteund.

Elke uitzondering heeft een correcte weg

Een gestuite cheque draait het ontvangstbewijs terug en heropent de vorderingen met storneringskosten. Kortingen, beurzen, vrijstellingen en terugbetalingen lopen via je goedkeuringsworkflow. Borgsommen worden pas teruggestuurd na een controle op openstaande schulden. Niets wordt stilletjes bewerkt; elke aanpassing is een geregistreerde transactie en geld wordt tot op de cent nauwkeurig opgeslagen.