सही ख़रीदें, सही रखें, हर चीज़ का हिसाब रखें

स्टेशनरी, यूनिफ़ॉर्म, लैब के रसायन, खेल का सामान, हाउसकीपिंग सामग्री…

एक स्कूल साल में दर्जनों सप्लायरों से सैकड़ों चीज़ें ख़रीदता है। सिस्टम के बिना अनुरोध ज़बानी आते हैं, कोटेशन काग़ज़ पर मिलाए जाते हैं, किसी को पता नहीं होता कि स्टोर में क्या है, और ऑडिटर को ऐसे ख़रीद बिल मिलते हैं जो कभी किसी प्राप्ति से मेल नहीं खाए।

SSMS हर क़दम पर जाँच के साथ ख़रीद चलाता है। कोई विभाग ख़रीद अनुरोध बनाता है, जो मंज़ूर होता है। स्टोर कार्यालय सप्लायरों को कोटेशन अनुरोध भेजता है, उनके कोटेशन दर्ज करता है और तुलना करता है — हर आइटम या कुल पर सबसे कम, टिप्पणियों के साथ। मंज़ूर ख़रीद आदेश छपकर भेजा जाता है; माल उसके सामने प्राप्त होता है (ज़रूरत हो तो आंशिक, अस्वीकृति के साथ), और सप्लायर का बिल GST और TDS के साथ बहियों में पोस्ट होता है।

स्टॉक खाता हर आवाजाही मूविंग-एवरेज लागत के साथ रखता है। आइटम विभागों को दिए जाते हैं, स्टोरों के बीच भेजे जाते हैं और कारण के साथ समायोजित होते हैं; पुनः ऑर्डर चेतावनी स्टोर ख़ाली होने से पहले सावधान करती है; और स्टॉक ऑडिट गिनती को बहियों से मिलाकर अंतर पोस्ट करता है।