Gehaltsabrechnung, die PF, ESI, PT und TDS jeden Monat korrekt ausführt

Die Gehaltsabrechnung in einer Schule ist vielfältiger, als sie aussieht

Festehrkräfte mit Monatsgehalt, Gastdozenten nach Stundenlohn, Fahrer auf Tageslohnbasis, Sicherheitskräfte im 24-Stunden-Schichtdienst und Vertragsmitarbeiter, die mitten im Monat anfangen. Hinzu kommen PF mit Beitragsbemessungsgrenze, ESI-Berechtigung, die sich mit dem Bruttogehalt ändert, Berufssteuerstufen, die sich je nach Bundesstaat unterscheiden, und TDS, das für das Jahr nach dem von jeder Lehrkraft gewählten System prognostiziert werden muss. Dies in Excel zu tun, ist fehleranfällig und jeden Monat aufs Neue stressig.

SSMS hält all dies als Konfiguration, nicht als Code. Gehaltskomponenten sind Einnahmen, Abzüge oder Arbeitgeberbeiträge — fest, ein Prozentsatz einer anderen Komponente, eine Formel oder eine Staffel. Strukturen nach Stufe gelten ab einem bestimmten Datum für Mitarbeiter, und Anpassungen bewahren die Historie, sodass Nachzahlungen automatisch berechnet werden. Gesetzliche Regeln (PF, EPS, EDLI und Verwaltungsgebühren; ESI-Berechtigung und Beitragszeiträume; PT-Stufen nach Bundesstaat; LWF) sind datumsbezogen, sodass eine Gesetzesänderung eine Bearbeitung und kein Software-Update darstellt.

Ein monatlicher Durchlauf mit Prüfungen und Freigaben

Der Gehaltsabrechnungslauf liest die Anwesenheitsübersicht des Monats — bezahlte Tage, unbezahlter Urlaub, Überstunden, Stunden und Dienste —, berechnet jede Gehaltsabrechnung, fügt einmalige Anpassungen und Darlehensraten hinzu und prognostiziert die TDS. Anschließend durchläuft er Entwurf → berechnet → überprüft → genehmigt → gesperrt → ausgezahlt. Gehaltsabrechnungen werden per E-Mail versendet und im Self-Service angezeigt; die Banküberweisungsdatei, PF ECR, ESI-, PT- und TDS-Daten werden generiert; und das Gehaltsjournal wird in der Buchhaltung verbucht.