Richtig einkaufen, richtig lagern, jeden Artikel nachweisen

Schreibwaren, Uniformen, Laborchemikalien, Sportausrüstung, Reinigungsbedarf…

Eine Schule kauft jährlich Hunderte von Artikeln von Dutzenden von Lieferanten ein. Ohne System kommen Anfragen mündlich, Angebote werden auf Papier verglichen, niemand weiß, was im Lager ist, und der Wirtschaftsprüfer findet Einkaufsrechnungen, die nie zu einem Beleg passten.

SSMS betreibt Beschaffung mit Prüfungen bei jedem Schritt. Eine Abteilung stellt eine Bestellanforderung, die genehmigt wird. Das Lagerbüro sendet eine Angebotsanfrage an Lieferanten, erfasst deren Angebote und vergleicht sie — günstigster Artikel pro Stück oder gesamt, mit Notizen. Eine genehmigte Bestellung wird gedruckt und versendet; Waren werden daraufhin empfangen (bei Bedarf teilweise, mit Ablehnungen), und die Rechnung des Lieferanten wird mit GST und TDS in den Büchern verbucht.

Das Lagerbuch hält jede Bewegung mit gleitendem Durchschnittspreis fest. Artikel werden an Abteilungen ausgegeben, zwischen Lagern transferiert und mit Begründungen angepasst; Nachbestellungs-Warnungen warnen vor dem Leerlaufen des Lagers; und eine Bestandsprüfung vergleicht Zählungen mit den Büchern und verbucht die Abweichung.