30 Tage kostenlos testenZulassungen & Schülerakten
Füllen Sie jeden Platz mit einem für Schulen entwickelten Zulassungs-CRM
Vom ersten telefonischen Anruf bis zur bestätigten Zulassungsnummer – jeder Lead, jede Nachfassaktion, jeder Antrag, jedes Testergebnis und jedes Angebot an einem Ort, damit während der Zulassungssaison kein Elternteil durch die Maschen fällt.
- Keine Kreditkarte erforderlich
- Datenhosting in Indien
- Einführung & Schulung inklusive
- 12 follow-ups due today, assigned to counsellors
- Entrance test slots booked for Class 1
- Merit list published with 18 on wait-list
Warum die Zulassungssaison oft in Registern und Tabellen untergeht
Die meisten Schulen wickeln Zulassungen immer noch über ein Besucherregister am Empfang, das private Telefon eines Beraters und eine Excel-Tabelle ab, die von drei Personen bearbeitet wird. Das funktioniert bis Februar. Dann treffen mehr Anfragen ein, als irgendjemand zurückrufen kann, dasselbe Elternteil wird von zwei Personen angerufen, das Formular eines Geschwisterkindes wird in der falschen Klasse abgelegt, und niemand kann dem Schulleiter sagen, wie viele Plätze in Klasse 1 tatsächlich noch frei sind.
SSMS Admissions verwandelt diese Saison in eine übersichtliche Pipeline. Jede Anfrage – ob von der Website, einem Besucher, einem Anruf oder einer Kampagne – wird zu einem Lead mit einer Quelle, einer Phase und einem Verantwortlichen. Berater arbeiten von einem gemeinsamen Board statt von privaten Notizen, und jeder Anruf, jedes WhatsApp, jede SMS und jeder Besuch wird in der Zeitleiste des Leads protokolliert, sodass derjenige, der als Nächstes übernimmt, genau weiß, wo das Gespräch steht.
Ein Fluss von der Anfrage zur Schülerakte
Der Zulassungsweg in SSMS spiegelt wider, wie eine Schule wirklich funktioniert: Anfrage → Lead → Beratung → Antrag → Dokumente → Test / Interview → Rangliste → Angebot → Gebühr → Zulassung. Jeder Schritt ist ein Status mit einem eigenen Bildschirm, und jede Bewegung wird aufgezeichnet. Wenn die Zulassung bestätigt ist, werden die Schülerakte, die Anmeldung für das Semester und die Zulassungsnummer aus Ihrer Nummernserie in einem Schritt erstellt – kein erneutes Tippen des Formulars in ein anderes System.
Da dieselbe Plattform die Gebühren verwaltet, wird die Zulassungsgebühr gegen das Angebot eingezogen und die richtige Gebührenstruktur in dem Moment angewendet, in dem das Kind zugelassen wird. Wenn keine veröffentlichte Gebührenstruktur zur Klasse, dem Zweig und der Zulassungskategorie des Kindes passt, warnt SSMS Sie, bevor die Zulassung gespeichert wird, anstatt sie ohne erhobene Gebühren durchrutschen zu lassen.
Was das Zulassungs- & Anfrage-CRM tut
01Anfragen von jedem Kanal
Ein öffentliches Anfrageformular auf Ihrer Website, Walk-in-Einträge am Empfang und telefonische Anfragen landen alle in einer Liste. Jedes enthält seine Quelle und Kampagne, sodass Sie endlich wissen, ob die Zeitungsanzeige oder die Facebook-Kampagne mehr Eltern für Klasse 6 gebracht hat.
02Beraterzuweisung und Nachfassaktionen
Weisen Sie Leads manuell, per Round-Robin innerhalb eines Beraterpools oder nach Regeln zu – Klasse, Quelle oder Bereich. Anstehende Nachfassaktionen für heute erscheinen auf der Liste jedes Beraters, und das Neuzuweisen eines Leads behält seine gesamte Historie bei.
03Kanban-Lead-Board und Zeitleiste
Sehen Sie jeden Lead nach Phase auf einem verschiebbaren Board. Öffnen Sie einen Lead, um seine vollständige Zeitleiste – Anrufe, Notizen, WhatsApp, SMS, E-Mails und Campusbesuche – in chronologischer Reihenfolge zu lesen, wobei die nächste Aktion hervorgehoben ist.
04Online-Antragsformulare
Erstellen Sie das Antragsformular, das Ihre Schule benötigt, mit dem Formulardesigner: Felder, Dokumenten-Uploads, bedingte Fragen. Eltern füllen es auf einer gebrandeten Seite von ihrem Telefon aus aus, und Sie überprüfen und verfizieren Dokumente auf dem Bildschirm.
05Berechtigung, Tests und Interviews
Legen Sie die Berechtigung pro Zulassungszyklus fest – Alter an einem Stichtag, vorherige Klasse oder Board, Mindestnoten, erforderliche Dokumente. Planen Sie Aufnahmetest- und Interviewtermine, erfassen Sie Ergebnisse und lassen Sie SSMS das Ergebnis berechnen.
06Ranglisten, Plätze und Wartelisten
Veröffentlichen Sie Ranglisten im Vergleich zu den Plätzen, die Sie pro Klasse und Kategorie haben, führen Sie eine Warteliste, die automatisch nachrückt, wenn ein Angebot verfällt, und geben Sie Angebote mit der zu zahlenden Gebühr aus.
07Zulassungskategorien und Quoten
Allgemein, Management, Mitarbeiterkind, RTE-Freiplätze, Sportquote – jede Schule führt ihre eigene Liste. Die Kategorie bestimmt, welche Gebührenstruktur gilt und in jedem Bericht erscheint.
08Funnel- und Berater-Dashboard
Anfragen nach Quelle, Konversion in jeder Phase, besetzte Plätze pro Klasse und Beraterleistung – live, für den Schulleiter und das Management, ohne dass jemand einen Bericht vorbereiten muss.
Wie es funktioniert
Vom ersten Anruf eines Elternteils zur Zulassungsnummer in einem System
Ein Elternteil ruft wegen Klasse 1 an. Das Sekretariat erfasst die Anfrage in unter einer Minute; sie wird einem Berater nach Ihrer Regel zugewiesen und erscheint auf seiner Nachfassliste. Sie sendet den Online-Antragslink per WhatsApp, das Elternteil bewirbt sich mit Dokumenten vom Telefon, der Testtermin wird gebucht, die Punktzahl eingegeben und das Kind landet auf der Rangliste. Wenn die Angebotsgebühr bezahlt ist, werden die Schülerakte und die Zulassungsnummer automatisch erstellt.
- Duplikatprüfung bei Telefon und Name
- Lead-Score und -Phase auf jedem Datensatz
- Zulassungszyklen pro Board, Semester und Klasse
- Antrags- und Anfragenummernserien
- Angebotsschreiben aus Ihrer eigenen Vorlage
- Gründe für Verlust / Rückzug zur Analyse
- 12 follow-ups due today, assigned to counsellors
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Was sich für Ihre Schule ändert
Häufig gestellte Fragen
Verfügbar in
Zulassungen & Schülerakten
Schülerinformationssystem
Eine dauerhafte Akte pro Kind: Zulassungen, Familie und Geschwister, Dokumente, Gesundheit, Versetzungen, Abgangszeugnis (TC), Wiederzulassung und Versetzung – mit Excel-Import bestehender Schüler.
Mehr erfahrenSchüleranwesenheit & Urlaub
Tägliche, zweimal tägliche oder stundenweise Anwesenheit per Telefon oder Web, RFID- und biometrische Stempelungen, sofortige Elternbenachrichtigungen, Urlaubsanträge und Tagesabschluss mit revidierten Korrekturen.
Mehr erfahrenUDISE+, APAAR & CBSE-Rückmeldungen
Überprüfen Sie, was UDISE+, APAAR und CBSE für jeden Schüler benötigen, zeichnen Sie die APAAR-Einwilligung auf und generieren Sie die Excel-Dateien für die Portale – mit einer Fehlerliste für fehlende Daten.
Mehr erfahrenSehen Sie das Zulassungs- & Anfrage-CRM mit den Daten Ihrer Schule arbeiten
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