Jedes Teammitglied, vom Angebot bis zum Arbeitszeugnis

Schulen basieren auf Menschen — und auf viel HR-Papierkram

Lehrkräfte, Koordinatoren, Buchhalter, Fahrer, Betreuer, Wachleute und Reinigungskräfte: Eine mittelgroße Schule kann 150 Mitarbeiter mit fünf verschiedenen Vertragsarten beschäftigen. Ihre Dokumente liegen in Stahlschränken, ihr Urlaub in einem Register, ihre Richtlinienbestätigungen nirgendwo — bis eine Inspektion oder ein Streitfall danach verlangt.

SSMS führt jeden Mitarbeiter als eine Person — dieselbe Person, die sich als Mitarbeiter anmeldet und möglicherweise auch Elternteil eines Schülers ist —, mit einer Personalakte und Beschäftigungszeiträumen pro Schule. Abteilungen, Dienstbezeichnungen und Stufen, Beschäftigungsart (fest angestellt, Probezeit, Vertrag, Gastkraft) und Lohnbasis (monatlich, täglich, stündlich, schichtweise oder 24-Stunden-Dienst) werden ordnungsgemäß erfasst, und sensible Kennungen wie PAN, Aadhaar, Bankkonto und UAN sind verschlüsselt und maskiert angezeigt, außer für Personen mit ausdrücklicher Berechtigung.

Onboarding, Richtlinien und Austritt — hinzugefügt auf Wunsch von Schulen

Neue Mitarbeiter erhalten eine Onboarding-Checkliste nach Mitarbeitercategorie: zu erfassende Dokumente, Einstellungsformular, Ernennungsschreiben, Login- und Ausweiskarte, Bank-/PF-/ESI-Registrierung, Einführungssitzungen und übergebene Vermögenswerte — jeweils mit Verantwortlichem und Fälligkeitsdatum. HR-Richtlinien (Urlaub, Verhaltenskodex, POSH, Kinderschutz, IT-Nutzung) werden als Versionen veröffentlicht, die das Personal im Self-Service bestätigt. Wenn jemand geht, umfasst der Austrittsablauf Kündigung und Frist, Austrittsgespräch, abteilungsübergreifende Freigabe (Bibliotheksgebühren, Vermögenswerte, Vorschüsse, IT-Zugang) sowie eine Endabrechnung einschließlich Urlaubsabgeltung und Abfindung, verbucht in der Buchhaltung.