ਸਹੀ ਖ਼ਰੀਦੋ, ਸਹੀ ਸਟੋਰ ਕਰੋ, ਹਰ ਆਈਟਮ ਦਾ ਹਿਸਾਬ ਰੱਖੋ

ਸਟੇਸ਼ਨਰੀ, ਵਰਦੀਆਂ, ਲੈਬ ਕੈਮੀਕਲ, ਖੇਡਾਂ ਦਾ ਸਾਮਾਨ, ਸਫ਼ਾਈ ਦਾ ਸਾਮਾਨ…

ਇੱਕ ਸਕੂਲ ਦਰਜਨਾਂ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਤੋਂ ਸਾਲ ਵਿੱਚ ਸੈਂਕੜੇ ਆਈਟਮਾਂ ਖ਼ਰੀਦਦਾ ਹੈ। ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਸਿਸਟਮ ਦੇ, ਬੇਨਤੀਆਂ ਜ਼ੁਬਾਨੀ ਆਉਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਕੁਓਟੇਸ਼ਨਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਾਗ਼ਜ਼ 'ਤੇ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਪਤਾ ਹੁੰਦਾ ਕਿ ਸਟੋਰ ਵਿੱਚ ਕੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਆਡੀਟਰ ਨੂੰ ਉਹ ਖ਼ਰੀਦ ਬਿੱਲ ਮਿਲਦੇ ਹਨ ਜੋ ਕਦੇ ਰਸੀਦ ਨਾਲ ਮੇਲ ਨਹੀਂ ਖਾਂਦੇ ਸਨ।

SSMS ਹਰ ਕਦਮ 'ਤੇ ਜਾਂਚ ਦੇ ਨਾਲ ਖ਼ਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਚਲਾਉਂਦਾ ਹੈ। ਇੱਕ ਵਿਭਾਗ ਖ਼ਰੀਦ ਬੇਨਤੀ ਉਠਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਪ੍ਰਵਾਨ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ। ਸਟੋਰ ਦਫ਼ਤਰ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਨੂੰ ਕੁਓਟੇਸ਼ਨ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਭੇਜਦਾ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਕੁਓਟੇਸ਼ਨ ਦਰਜ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਦਾ ਹੈ — ਪ੍ਰਤੀ ਆਈਟਮ ਜਾਂ ਸਮੁੱਚੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਘੱਟ, ਨੋਟਸ ਦੇ ਨਾਲ। ਇੱਕ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਖ਼ਰੀਦ ਆਰਡਰ (PO) ਪ੍ਰਿੰਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਭੇਜਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ; ਇਸਦੇ ਵਿਰੁੱਧ ਮਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ (ਜੇ ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਅੰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਰੱਦ ਕਰਨ ਦੇ ਨਾਲ), ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਇਨਵੌਇਸ GST ਅਤੇ TDS ਨਾਲ ਖਾਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਪੋਸਟ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਸਟਾਕ ਲੈੱਜਰ ਹਰ ਗਤੀਵਿਧੀ ਨੂੰ ਔਸਤ ਲਾਗਤ ਨਾਲ ਰੱਖਦਾ ਹੈ। ਆਈਟਮਾਂ ਵਿਭਾਗਾਂ ਨੂੰ ਜਾਰੀ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ, ਸਟੋਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਟਰਾਂਸਫ਼ਰ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਕਾਰਨਾਂ ਦੇ ਨਾਲ ਐਡਜਸਟ ਕੀਤੀਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ; ਸਟੋਰ ਖ਼ਤਮ ਹੋਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਰੀ-ਆਰਡਰ ਅਲਰਟ ਚੇਤਾਵਨੀ ਦਿੰਦੇ ਹਨ; ਅਤੇ ਇੱਕ ਸਟਾਕ ਆਡਿਟ ਖਾਤਿਆਂ ਨਾਲ ਗਿਣਤੀ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਅੰਤਰ ਨੂੰ ਪੋਸਟ ਕਰਦਾ ਹੈ।