Acheter au juste prix, stocker correctement, comptabiliser chaque article

Papeterie, uniformes, produits chimiques de laboratoire, équipements sportifs, fournitures d'entretien…

Une école achète des centaines d'articles par an auprès de dizaines de fournisseurs. Sans système, les demandes se font de vive voix, les devis sont comparés sur papier, personne ne sait ce qu'il y a en stock, et l'auditeur découvre des factures d'achat qui n'ont jamais correspondu à un bon de réception.

SSMS gère les achats avec des contrôles à chaque étape. Un département formule une demande d'achat, qui est approuvée. Le service des achats envoie une demande de devis (RFQ) aux fournisseurs, enregistre leurs propositions et les compare — au plus bas par article ou au total, avec des notes. Un bon de commande (PO) approuvé est imprimé et envoyé ; les marchandises sont réceptionnées en contrepartie (partiellement si nécessaire, avec retours), et la facture du fournisseur est imputée aux livres avec TPS et TDS.

Le grand livre de stock enregistre chaque mouvement au coût moyen pondéré. Les articles sont délivrés aux départements, transférés entre magasins et ajustés avec des motifs ; des alertes de réapprovisionnement préviennent avant la rupture de stock ; et un audit des stocks compare les comptages physiques avec les livres et comptabilise l'écart.