Chaque membre du personnel, de la lettre d'embauche à la lettre de libération

Les écoles fonctionnent grâce aux personnes — et à beaucoup de paperasse RH

Enseignants, coordinateurs, comptables, chauffeurs, agents d'entretien, gardiens de sécurité et personnel de maison : une école de taille moyenne peut compter 150 employés sous cinq types de contrats différents. Leurs documents reposent dans des armoires en acier, leurs congés dans un registre, et leurs accusés de réception de politiques nulle part — jusqu'à ce qu'une inspection ou un litige les réclame.

SSMS gère chaque employé comme une personne unique — la même personne qui se connecte en tant qu'utilisateur du personnel et qui peut également être parent d'un élève — avec un dossier d'employé et des périodes d'emploi par école. Les départements, désignations et grades, le type d'emploi (permanent, période d'essai, contrat, vacataire) et la base de rémunération (mensuelle, journalière, horaire, par équipe ou service de 24 heures) sont enregistrés correctement, et les identifiants sensibles tels que le PAN, l'Aadhaar, le compte bancaire et l'UAN sont chiffrés et masqués, sauf pour les personnes disposant d'une autorisation explicite.

Intégration, politiques et départ — ajoutés à la demande des écoles

Les nouveaux arrivants reçoivent une liste de contrôle d'intégration par catégorie de personnel : documents à recueillir, formulaire d'embauche, lettre de nomination, identifiants et carte d'identité, enregistrement bancaire/PF/ESI, sessions d'accueil et matériel remis — chacun avec un responsable et une date d'échéance. Les politiques RH (congés, code de conduite, POSH, protection de l'enfance, utilisation de l'informatique) sont publiées sous forme de versions que le personnel valide en libre-service. Lorsqu'une personne quitte l'établissement, le processus de départ couvre la démission et le préavis, l'entretien de départ, le quitus par département (dû à la bibliothèque, matériel, avances, accès informatique) et un solde de tout compte incluant l'indemnité compensatrice de congés payés et la prime de fin de carrière (gratuity), imputé aux comptes.