Acquista bene, immagazzina bene, rendiconta ogni singolo articolo

Cancelleria, uniformi, prodotti chimici per laboratori, materiale sportivo, prodotti per pulizie…

Una scuola acquista centinaia di articoli all'anno da dozzine di fornitori. Senza un sistema, le richieste arrivano a voce, i preventivi vengono confrontati su carta, nessuno sa cosa c'è in magazzino e il revisore trova fatture d'acquisto che non hanno mai trovato riscontro in una ricevuta.

SSMS gestisce gli acquisti con controlli a ogni passaggio. Un dipartimento emette una richiesta di acquisto, che viene approvata. L'ufficio magazzino invia una richiesta di offerta ai fornitori, registra i preventivi ricevuti e li confronta — il più economico per articolo o in totale, con note. Viene stampato e inviato un ordine di acquisto approvato; le merci vengono ricevute in base ad esso (parzialmente se necessario, con resi), e la fattura del fornitore viene registrata in contabilità con IVA e TDS.

Il registro di magazzino traccia ogni movimento con il costo medio ponderato. Gli articoli vengono distribuiti ai dipartimenti, trasferiti tra magazzini e rettificati con motivazione; gli avvisi di riordino avvisano prima che le scorte si esauriscano; e un audit di magazzino confronta le giacenze conteggiate con i registri e registra la varianza.