Mọi thành viên nhân sự, từ thư mời nhận việc đến quyết định thôi việc

Trường học vận hành dựa trên con người — và rất nhiều giấy tờ nhân sự

Giáo viên, điều phối viên, kế toán, lái xe, nhân viên phục vụ, bảo vệ và nhân viên tạp vụ: một trường học quy mô trung bình có thể có 150 nhân viên theo năm loại hợp đồng khác nhau. Hồ sơ của họ nằm trong tủ sắt, ngày nghỉ phép lưu trong sổ, các xác nhận chính sách hoàn toàn trống vắng — cho đến khi có đợt thanh tra hoặc tranh chấp yêu cầu đến.

SSMS lưu trữ mỗi nhân sự thành một cá nhân duy nhất — cũng chính là người đăng nhập với tư cách là tài khoản nhân viên, và đồng thời có thể là phụ huynh của học sinh — với hồ sơ nhân viên và thời gian làm việc theo từng trường. Các bộ phận, chức danh và cấp bậc, loại hình lao động (chính thức, thử việc, hợp đồng, thỉnh giảng) và cơ sở tính lương (hàng tháng, hàng ngày, theo giờ, theo ca hoặc trực 24/24) được ghi nhận đầy đủ, và các thông tin nhạy cảm như PAN, Aadhaar, tài khoản ngân hàng và UAN được mã hóa và hiển thị ẩn một phần ngoại trừ những người có quyền hạn rõ ràng.

Quy trình nhận việc, chính sách và thôi việc — được bổ sung theo yêu cầu của nhà trường

Nhân sự mới nhận được danh sách kiểm tra khi nhận việc theo danh mục: tài liệu cần thu thập, phiếu nhận việc, thư mời nhận việc, thông tin đăng nhập và thẻ nhân viên, đăng ký ngân hàng/PF/ESI, các buổi hướng dẫn và bàn giao tài sản — mỗi mục đều có người phụ trách và hạn chót. Chính sách nhân sự (nghỉ phép, quy tắc ứng xử, POSH, bảo vệ trẻ mạng, sử dụng CNTT) được công bố dưới dạng các phiên bản mà nhân viên xác nhận trên cổng thông tin tự phục vụ. Khi có người nghỉ việc, quy trình thôi việc bao gồm nộp đơn và thông báo, phỏng vấn nghỉ việc, thanh lý theo từng bộ phận (nợ thư viện, tài sản, tạm ứng, quyền truy cập CNTT), và quyết toán toàn bộ bao gồm thanh toán phép năm và trợ cấp thôi việc, được hạch toán vào sổ sách.