Lấp đầy mọi chỗ ngồi với hệ thống CRM tuyển sinh được thiết kế cho trường học

Tại sao mùa tuyển sinh thường trôi qua qua sổ sách và bảng tính

Hầu hết các trường vẫn quản lý tuyển sinh bằng sổ ghi khách tại lễ tân, điện thoại cá nhân của tư vấn viên và một bảng Excel được chỉnh sửa bởi ba người. Mọi thứ hoạt động ổn cho đến tháng Hai. Sau đó, lượng thắc mắc đến nhanh hơn tốc độ gọi lại, cùng một phụ huynh nhận cuộc gọi từ hai người khác nhau, hồ sơ của anh chị em bị xếp nhầm lớp, và không ai có thể báo cáo chính xác với hiệu trưởng còn bao nhiêu chỗ trống ở Lớp 1.

SSMS Admissions biến mùa tuyển sinh thành một quy trình trực quan. Mọi yêu cầu — từ website, khách đến trực tiếp, cuộc gọi hay chiến dịch — đều trở thành một khách hàng tiềm năng với nguồn, giai đoạn và người phụ trách. Các tư vấn viên làm việc trên một bảng chung thay vì ghi chú cá nhân, và mọi cuộc gọi, WhatsApp, SMS, chuyến thăm quan đều được ghi lại trên dòng thời gian của khách hàng tiềm năng, giúp người tiếp nhận sau nắm rõ tình trạng trao đổi.

Một luồng xử lý từ thắc mắc đến hồ sơ học sinh

Hành trình tuyển sinh trong SSMS phản ánh cách vận hành thực tế của nhà trường: Thắc mắc → Khách hàng tiềm năng → Tư vấn → Đăng ký → Tài liệu → Thi / Phỏng vấn → Danh sách trúng tuyển → Thư mời → Học phí → Nhập học. Mỗi bước là một trạng thái với màn hình riêng và mọi thao tác đều được ghi lại. Khi việc tuyển sinh được xác nhận, hồ sơ học sinh, đăng ký học kỳ và số báo danh theo hệ thống được tạo trong một bước — không cần nhập lại form vào hệ thống khác.

Vì cùng một nền tảng quản lý học phí, khoản phí tuyển sinh được thu theo giấy báo và cấu trúc học phí chính xác được áp dụng ngay khi học sinh nhập học. Nếu không có cấu trúc học phí nào khớp với lớp, ban học và diện tuyển sinh của học sinh, SSMS sẽ cảnh báo trước khi lưu thay vì để lọt qua mà không tính học phí.