Thu đủ từng đồng học phí, không cần phải giục giã phụ huynh

Học phí là huyết mạch của nhà trường — và là nguồn tranh chấp lớn nhất

Một nhân viên thu ngân tại trường học ở Ấn Độ phải xử lý học phí, phí tuyển sinh, phí cơ sở vật chất, thi cử, phòng thí nghiệm, xe đưa đón và hoạt động ngoại khóa; mức phí khác nhau giữa học sinh mới và học sinh cũ, giữa suất ngoại giao và diện RTE; các đợt đóng theo tháng, theo quý và theo năm; giảm trừ cho anh chị em ruột và con nhân viên; phí nộp trễ có kèm ngày ân hạn; séc bị trả lại; và phụ huynh thanh toán cho hai con trong một lần chuyển khoản. Bảng tính Excel không thể quản lý hết những điều đó, và mọi sai sót cuối cùng đều dồn lên bàn của hiệu trưởng.

SSMS lưu trữ cấu trúc học phí dưới dạng các quy tắc: theo trường, hội đồng, năm học, lớp và khối, dành cho học sinh mới hoặc cũ và theo danh mục tuyển sinh, với số tiền của từng khoản thu được chia thành các đợt với ngày đến hạn cố định hoặc tương đối. Tính năng "Áp dụng cấu trúc học phí" hiển thị chính xác những học sinh nào sẽ bị tính học phí — và không bao giờ tạo trùng lặp một khoản nợ đã tồn tại.

Quầy thu ngân, được đơn giản hóa

Nhân viên thu ngân tìm kiếm một học sinh hoặc một gia đình và lập một biên lai cho nhiều học sinh. Việc phân bổ tuân theo ưu tiên ngày đến hạn — các khoản nợ cũ trước — trừ khi kế toán được ủy quyền thực hiện phân bổ thủ công. Các khoản thanh toán một phần tuân theo chính sách của nhà trường, số tiền dư sẽ được chuyển vào ví của học sinh dưới dạng tiền đặt cọc trước, và biên lai có số thứ tự sẽ được in theo mẫu của bạn và gửi cho phụ huynh. Hỗ trợ đầy đủ các hình thức: tiền mặt, séc, lệnh chuyển tiền (DD), UPI, thẻ và chuyển khoản ngân hàng.

Mọi ngoại lệ đều có quy trình xử lý chuẩn mực

Séc bị trả lại sẽ làm đảo ngược biên lai và mở lại các khoản nợ kèm theo phí phạt séc trả lại. Các khoản giảm trừ, học bổng, miễn giảm và hoàn tiền đều thông qua quy trình phê duyệt của bạn. Tiền ký quỹ chỉ được hoàn lại sau khi kiểm tra không còn nợ đọng. Không có gì bị chỉnh sửa âm thầm; mọi khoản điều chỉnh đều là một giao dịch được ghi lại, và tiền được lưu trữ chính xác đến từng xu.