Compre certo, armazene certo, preste contas de cada item

Papelaria, uniformes, produtos químicos de laboratório, material esportivo, suprimentos de limpeza…

Uma escola compra centenas de itens por ano de dezenas de fornecedores. Sem um sistema, os pedidos chegam de boca em boca, as cotações são comparadas no papel, ninguém sabe o que há no almoxarifado, e o auditor encontra notas fiscais de compra que nunca bateram com um recibo.

O SSMS executa o processo de compras com verificações em cada etapa. Um departamento faz uma solicitação de compra, que é aprovada. O setor de almoxarifado envia uma solicitação de cotação aos fornecedores, registra suas cotações e as compara — o menor preço por item ou no total, com observações. Um pedido de compra aprovado é impresso e enviado; as mercadorias são recebidas com base nele (parcialmente, se necessário, com rejeições), e a fatura do fornecedor é lançada nos livros contábeis com GST e TDS.

O razão de estoque mantém cada movimentação com custo médio móvel. Os itens são entregues aos departamentos, transferidos entre almoxarifados e ajustados com justificativas; alertas de reposição avisam antes que o estoque acabe; e uma auditoria de estoque compara as contagens físicas com os livros contábeis e lança a variação.