Beli dengan benar, simpan dengan benar, pertanggungjawabkan setiap barang

Alat tulis, seragam, bahan kimia laboratorium, perlengkapan olahraga, perlengkapan kebersihan…

Sebuah sekolah membeli ratusan barang dalam setahun dari puluhan pemasok. Tanpa sistem, permintaan datang dari mulut ke mulut, penawaran dibandingkan di atas kertas, tidak ada yang tahu apa yang ada di gudang, dan auditor menemukan tagihan pembelian yang tidak pernah cocok dengan tanda terima.

SSMS menjalankan pengadaan dengan pemeriksaan di setiap langkah. Suatu departemen mengajukan permintaan pembelian, yang disetujui. Kantor gudang mengirimkan permintaan penawaran harga kepada pemasok, mencatat penawaran mereka, dan membandingkannya — terendah per barang atau keseluruhan, dengan catatan. Pesanan pembelian yang disetujui dicetak dan dikirim; barang diterima terhadap pesanan tersebut (sebagian jika perlu, dengan penolakan), dan faktur pemasok dicatat ke pembukuan dengan GST dan TDS.

Buku besar stok mencatat setiap pergerakan dengan biaya rata-rata bergerak. Barang dikeluarkan ke departemen, ditransfer antar gudang, dan disesuaikan dengan alasannya; peringatan pemesanan ulang memperingatkan sebelum gudang habis; dan audit stok membandingkan penghitungan dengan pembukuan dan mencatat selisihnya.