Compre bien, almacene bien, contabilice cada artículo

Papelería, uniformes, productos químicos de laboratorio, equipamiento deportivo, suministros de limpieza…

Un colegio compra cientos de artículos al año a decenas de proveedores. Sin un sistema, las solicitudes llegan de boca en boca, las cotizaciones se comparan en papel, nadie sabe qué hay en el almacén y el auditor encuentra facturas de compra que nunca coincidieron con un recibo.

SSMS ejecuta las adquisiciones con controles en cada paso. Un departamento plantea una solicitud de compra, que es aprobada. La oficina del almacén envía una solicitud de cotización a los proveedores, registra sus cotizaciones y las compara: la más baja por artículo o en general, con notas. Se imprime y envía una orden de compra aprobada; las mercancías se reciben contra ella (parcialmente si es necesario, con rechazos), y la factura del proveedor se registra en la contabilidad con GST y TDS.

El libro de existencias mantiene cada movimiento con coste de promedio móvil. Los artículos se entregan a los departamentos, se transfieren entre almacenes y se ajustan con motivos; las alertas de nuevo pedido advierten antes de que el almacén se quede sin existencias; y una auditoría de existencias compara los recuentos con los libros y registra la variación.