Recaude cada rupia pendiente, sin perseguir a los padres

Las cuotas son la línea vital de un colegio y su mayor fuente de conflictos

Un administrador en un colegio indio hace malabares con la matrícula, la admisión, las cuotas anuales, de exámenes, de laboratorio, de transporte y de actividades; importes diferentes para alumnos nuevos y antiguos, para plazas de gestión y de la RTE; plazos mensuales, trimestrales y anuales; bonificaciones por hermanos e hijos del personal; recargos con días de gracia; cheques devueltos y padres que pagan por dos niños en una sola transferencia. Las hojas de cálculo no pueden mantener todo eso en orden y cada error acaba en el escritorio del director.

SSMS mantiene las estructuras de cuotas como reglas: por colegio, junta, curso, clase y modalidad, para alumnos nuevos o existentes y por categoría de admisión, dividiendo el importe de cada concepto en plazos con fechas de vencimiento fijas o relativas. La opción "Aplicar estructura de cuotas" muestra exactamente a qué alumnos generará deudas, sin duplicar nunca una deuda ya existente.

La ventanilla, simplificada

El cajero busca a un alumno o a una familia y cobra un único pago para varios niños. La asignación sigue la prioridad por fecha de vencimiento (las deudas más antiguas primero), a menos que un contable autorizado lo asigne manualmente. Los pagos parciales siguen la política de su colegio, cualquier excedente va al monedero del alumno como anticipo y se imprime un recibo numerado con su plantilla que se envía al padre. Se admite efectivo, cheque, giro bancario, UPI, tarjeta y transferencia.

Cada excepción tiene su cauce adecuado

Un cheque devuelto revierte el recibo y reabre las deudas con un cargo por devolución. Las bonificaciones, becas, exenciones y devoluciones pasan por su flujo de aprobación. Los depósitos de garantía se devuelven solo tras comprobar que no hay deudas pendientes. Nada se edita en silencio; cada ajuste es una transacción registrada y el dinero se almacena hasta el último céntimo.