اشترِ صح، خزّن صح، وحاسب على كل صنف

القرطاسية، الزي المدرسي، مواد المختبر، الأدوات الرياضية، لوازم النظافة…

تشتري المدرسة مئات الأصناف سنوياً من عشرات الموردين. بدون نظام، تأتي الطلبات بالكلمة المنطوقة، وتقارن عروض الأسعار على الورق، ولا يعرف أحد ما هو موجود في المخزن، ويجد المدقق فواتير شراء لم تتطابق أبداً مع إيصال.

يدير نظام SSMS المشتريات مع عمليات تحقق في كل خطوة. يرفع القسم طلب شراء، والذي يتم اعتماده. يرسل مكتب المخزن طلباً لعرض الأسعار للموردين، ويسجل عروض أسعارهم ويقارنها — الأقل لكل صنف أو إجمالياً، مع ملاحظات. يتم طباعة أمر شراء معتمد وإرساله؛ ويتم استلام البضائع ضده (جزئياً إذا لزم الأمر، مع الرفض)، وتُرحل فاتورة المورد إلى الدفاتر مع GST و TDS.

يحافظ سجل المخزون على كل حركة بتكلفة المتوسط المتحرك. تُصدر الأصناف للأقسام، وتُنقل بين المخازن وتُعدل مع الأسباب؛ وتُحذر تنبيهات إعادة الطلب قبل نفاد المخزون؛ ويقارن تدقيق المخزون العد مع الدفاتر ويرحل التباين.