正しく買い、正しく保管し、すべてのアイテムを会計処理する

文房具、制服、実験用薬品、スポーツキット、清掃用品…

学校は年間何百ものアイテムを何十ものサプライヤーから購入します。システムがなければ、依頼は口頭で行われ、見積は紙の上で比較され、誰も在庫を知らず、監査人は受領書と一致しない請求書を発見します。

SSMSはすべてのステップでチェックを行いながら調達を実行します。部門が購入依頼を上げ、承認されます。購買オフィスはサプライヤーに見積依頼を送り、見積を記録して比較します（アイテムごとまたは全体で最安値、委員会へのメモ付き）。承認された発注書が印刷・送信されます。物品はそれに基づいて受領され（必要に応じて分割、アイテムごとに拒否）、サプライヤーの請求書はGSTとTDS付きで帳簿に転記されます。

在庫元帳は移動平均コストですべての動きを保持します。アイテムは部門に払い出され、店舗間で転送され、理由付きで調整されます。再発注アラートは在庫がなくなる前に警告し、在庫監査は実数を帳簿と比較して差異を転記します。