正确采购，妥善仓储，核算每一件物品

文具、校服、实验室化学品、运动器材、后勤物资……

学校每年从数十家供应商处购买数百种物品。如果没有系统，申请全凭口头传达，报价在纸上进行比较，没人知道仓库里有什么，审计人员还会发现采购账单与收据根本对不上。

SSMS 的采购流程在每个步骤都设有检查机制。某个部门提出采购申请并获得批准。仓库办公室向供应商发送询价请求，记录他们的报价并进行比较 — 按单项或总体取最低价，并附上备注。打印并发送经批准的采购订单；根据订单收货（如有需要可分批收货，并处理退货），供应商的发票连同 GST 和 TDS 一起记入账目。

库存账本记录每一次移动，并采用移动加权平均成本。向部门发放物品、在仓库之间调拨以及附带原因进行调整；再订货提醒可在库存耗尽前发出警告；库存盘点则将清点数量与账目进行比对并记入差异。