هر عضو کادر، از نامه پیشنهاد کار تا نامه تسویه حساب

مدارس با افراد اداره می‌شوند — و با کلی کاغذبازی منابع انسانی

معلمان، هماهنگ‌کنندگان، حسابداران، رانندگان، خدمه، نگهبانان و پرسنل نظافتی: یک مدرسه متوسط می‌تواند 150 کارمند با پنج نوع قرارداد مختلف داشته باشد. اسناد آن‌ها در قفسه‌های فولادی قرار دارد، مرخصی‌هایشان در یک دفتر ثبت می‌شود، تأییدیه‌های خط‌مشی آن‌ها اصلاً وجود ندارد — تا زمانی که بازرسی یا اختلافی آن‌ها را مطالبه کند.

سیستم SSMS هر کارمند را به عنوان یک شخص نگه می‌دارد — همان شخصی که به عنوان یک کاربر کارمند وارد سیستم می‌شود، و همچنین ممکن است ولی یک دانش‌آموز باشد — با یک پرونده کارمند و دوره‌های اشتغال به ازای هر مدرسه. دپارتمان‌ها، عنوان‌ها و رتبه‌ها، نوع اشتغال (دائم، آزمایشی، قراردادی، پاره‌وقت) و مبنای دستمزد (ماهانه، روزانه، ساعتی، شیفتی یا 24 ساعته) به درستی ثبت می‌شوند و شناسه‌های حساسی مانند PAN، Aadhaar، حساب بانکی و UAN رمزنگاری شده و به شکل مخفی نشان داده می‌شوند مگر به کسانی که مجوز صریح دارند.

راه‌اندازی، خط‌مشی‌ها و خروج — اضافه شده چون مدارس درخواست کردند

تازه واردان یک چک‌لیست راه‌اندازی بر اساس دسته‌بندی کارکنان دریافت می‌کنند: اسنادی که باید جمع‌آوری شوند، فرم پیوستن، نامه انتصاب، ورود به سیستم و کارت شناسایی، ثبت‌نام بانکی/PF/ESI، جلسات توجیهی و دارایی‌های تحویل‌داده‌شده — هر کدام با یک مسئول و تاریخ سررسید. خط‌مشی‌های منابع انسانی (مرخصی، آیین‌نامه رفتار، POSH، حفاظت از کودک، استفاده از فناوری اطلاعات) به عنوان نسخه‌هایی منتشر می‌شوند که کارکنان در سلف‌سرویس تأیید می‌کنند. وقتی شخصی می‌رود، جریان خروج شامل استعفا و اعلامیه، مصاحبه خروج، ترخیص به تفکیک دپارتمان (بدهی کتابخانه، دارایی‌ها، پیش‌پرداخت‌ها، دسترسی به IT)، و تسویه حساب کامل شامل بازخرید مرخصی و پاداش پایان خدمت، که در دفاتر ثبت می‌شود، است.