योग्य खरेदी करा, योग्य ठेवा, प्रत्येक वस्तूचा हिशेब ठेवा

स्टेशनरी, गणवेश, प्रयोगशाळेतील रसायने, क्रीडा साहित्य, स्वच्छता साहित्य…

एक शाळा वर्षाला डझनभर पुरवठादारांकडून शेकडो वस्तू खरेदी करते. प्रणालीशिवाय विनंत्या तोंडी येतात, कोटेशन कागदावर तुलना केली जातात, भांडारात काय आहे कोणालाच माहीत नसते, आणि लेखापरीक्षकाला अशी खरेदी बिले सापडतात जी कधीच कोणत्याही प्राप्तीशी जुळली नाहीत.

SSMS प्रत्येक टप्प्यावर तपासणीसह खरेदी चालवते. एखादा विभाग खरेदी विनंती करतो, जी मंजूर होते. भांडार कार्यालय पुरवठादारांना कोटेशन विनंती पाठवते, त्यांची कोटेशन नोंदवते आणि तुलना करते — प्रत्येक वस्तू किंवा एकूणवर सर्वात कमी, टिपांसह. मंजूर खरेदी आदेश छापून पाठवला जातो; माल त्याच्या आधारे स्वीकारला जातो (गरज असल्यास अंशतः, नाकारणीसह), आणि पुरवठादाराचे बिल GST आणि TDS सह खात्यांमध्ये नोंदवले जाते.

साठा खतावणी प्रत्येक हालचाल मूव्हिंग-ॲव्हरेज खर्चासह ठेवते. वस्तू विभागांना दिल्या जातात, भांडारांमध्ये हलवल्या जातात आणि कारणांसह समायोजित केल्या जातात; पुनर्मागणी सूचना भांडार रिकामे होण्यापूर्वी सावध करतात; आणि साठा ऑडिट मोजणी खात्यांशी जुळवून फरक नोंदवते.