صحیح خریدیں، صحیح اسٹور کریں، ہر چیز کا حساب رکھیں

اسٹیشنری، یونیفارم، لیب کیمیکلز، اسپورٹس کٹ، ہاؤس کیپنگ کا سامان…

اسکول درجنوں سپلائرز سے سال میں سینکڑوں اشیاء خریدتا ہے۔ نظام کے بغیر، درخواستیں زبانی کلامی آتی ہیں، کوٹیشنز کاغذ پر موازنہ کی جاتی ہیں، کسی کو معلوم نہیں ہوتا کہ اسٹور میں کیا ہے، اور آڈیٹر کو خریداری کے ایسے بل ملتے ہیں جو کبھی رسید سے مطابقت نہیں رکھتے۔

SSMS ہر قدم پر جانچ پڑتال کے ساتھ خریداری چلاتता ہے۔ ایک محکمہ پرچیز ریکوئسٹ اٹھاتا ہے، جو منظور ہو جاتی ہے۔ اسٹور کا دفتر سپلائرز کو کوٹیشن کے لیے درخواست بھیجتا ہے، ان کے کوٹیشن ریکارڈ کرتا ہے اور ان کا موازنہ کرتا ہے — فی آئٹم سب سے کم یا مجموعی طور پر، نوٹ کے ساتھ۔ منظور شدہ پرچیز آرڈر پرنٹ کیا جاتا ہے اور بھیجا جاتا ہے؛ اس کے خلاف سامان موصول ہوتا ہے (اگر ضرورت ہو تو جزوی طور پر، مسترد کرنے کے ساتھ)، اور سپلائر کا انوائس GST اور TDS کے ساتھ کتابوں میں پوسٹ کیا جاتا ہے۔

اسٹاک لیجر ہر نقل و حرکت کو موونگ ایوریج کاسٹ کے ساتھ رکھتا ہے۔ اشیاء محکموں کو جاری کی جاتی ہیں، اسٹورز کے درمیان منتقل کی جاتی ہیں اور وجوہات کے ساتھ ایڈجسٹ کی جاتی ہیں؛ اسٹور ختم ہونے سے پہلے ری آرڈر الرٹس خبردار کرتے ہیں؛ اور اسٹاک آڈٹ کتابوں کے ساتھ گنتی کا موازنہ کرتا ہے اور فرق کو پوسٹ کرتا ہے۔