ശരിയായി വാങ്ങുക, ശരിയായി സൂക്ഷിക്കുക, ഓരോ ഇനത്തിനും കണക്ക് പറയുക

സ്റ്റേഷനറി, യൂണിഫോമുകൾ, ലാബ് രാസവസ്തുക്കൾ, സ്പോർട്സ് കിറ്റ്, ഹൗസ്കീപ്പിംഗ് സാധനങ്ങൾ…

ഒരു സ്കൂൾ ഡസൻ കണക്കിന് വിതരണക്കാരിൽ നിന്ന് വർഷത്തിൽ നൂറുകണക്കിന് സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നു. ഒരു സിസ്റ്റം ഇല്ലെങ്കിൽ, അഭ്യർത്ഥനകൾ വാക്കാൽ വരുന്നു, കൊട്ടേഷനുകൾ പേപ്പറിൽ താരതമ്യം ചെയ്യപ്പെടുന്നു, സ്റ്റോറിൽ എന്താണുള്ളതെന്ന് ആർക്കും അറിയാൻ കഴിയില്ല, കൂടാതെ രസീതുമായി പൊരുത്തപ്പെടാത്ത പർച്ചേസ് ബില്ലുകൾ ഓഡിറ്റർ കണ്ടെത്തുന്നു.

SSMS എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളിലും പരിശോധനകളോടെ പ്രൊക്യുർമെന്റ് പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു വകുപ്പ് പർച്ചേസ് അഭ്യർത്ഥന ഉയർത്തുന്നു, അത് അംഗീകരിക്കപ്പെടുന്നു. സ്റ്റോർ ഓഫീസ് വിതരണക്കാർക്ക് കൊട്ടേഷനായി അഭ്യർത്ഥന അയക്കുന്നു, അവരുടെ കൊട്ടേഷനുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു, അവ താരതമ്യം ചെയ്യുന്നു — ഓരോ ഇനത്തിനും കുറഞ്ഞത് അല്ലെങ്കിൽ മൊത്തത്തിൽ, കുറിപ്പുകളോടെ. അംഗീകരിച്ച പർച്ചേസ് ഓർഡർ പ്രിന്റ് ചെയ്ത് അയക്കുന്നു; അതിനെതിരെ സാധനങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നു (ആവശ്യമെങ്കിൽ ഭാഗികമായി, നിരസിക്കലുകളോടെ), കൂടാതെ വിതരണക്കാരന്റെ ഇൻവോയ്സ് ജിഎസ്ടിയും ടിഡിഎസുമടക്കം ബുക്കുകളിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു.

സ്റ്റോക്ക് ലെഡ്ജർ മൂവിംഗ്-ആവറേജ് കോസ്റ്റോടുകൂടിയ ഓരോ ചലനവും സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഇനവങ്ങൾ വകുപ്പുകൾക്ക് നൽകുന്നു, സ്റ്റോറുകൾക്കിടയിൽ കൈമാറ്റം ചെയ്യപ്പെടുന്നു, കാരണങ്ങളോടെ ക്രമീകരിക്കപ്പെടുന്നു; സ്റ്റോർ തീരുന്നതിന് മുമ്പ് റീഓർഡർ അലേർട്ടുകൾ മുന്നറിയിപ്പ് നൽകുന്നു; കൂടാതെ ഒരു സ്റ്റോക്ക് ഓഡിറ്റ് എണ്ണലുകൾ ബുക്കുകളുമായി താരതമ്യം ചെയ്യുകയും വ്യത്യാസം പോസ്റ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.