सही खरीदें, सही स्टोर करें, हर एक वस्तु का हिसाब रखें

स्टेशनरी, यूनिफॉर्म, लैब केमिकल्स, स्पोर्ट्स किट, हाउसकीपिंग आपूर्ति…

एक स्कूल दर्जनों आपूर्तिकर्ताओं से साल में सैकड़ों वस्तुएं खरीदता है। बिना सिस्टम के, अनुरोध मौखिक रूप से आते हैं, कागज़ पर उद्धरणों की तुलना की जाती है, कोई नहीं जानता कि स्टोर में क्या है, और ऑडिटर को ऐसे खरीद बिल मिलते हैं जो कभी रसीद से मेल नहीं खाते थे।

SSMS हर कदम पर जाँच के साथ खरीद का संचालन करता है। एक विभाग खरीद अनुरोध उठाता है, जिसे अनुमोदित किया जाता है। स्टोर कार्यालय आपूर्तिकर्ताओं को उद्धरण के लिए अनुरोध भेजता है, उनके उद्धरण रिकॉर्ड करता है और उनकी तुलना करता है — प्रति वस्तु या समग्र रूप से सबसे कम, नोट्स के साथ। एक अनुमोदित खरीद आदेश मुद्रित और भेजा जाता है; इसके विरुद्ध सामान प्राप्त किया जाता है (यदि आवश्यक हो तो आंशिक रूप से, अस्वीकृतियों के साथ), और आपूर्तिकर्ता का चालान GST और TDS के साथ पुस्तकों में पोस्ट किया जाता है।

स्टॉक लेज़र चलती-औसत लागत के साथ हर गति को रखता है। आइटम विभागों को जारी किए जाते हैं, स्टोर के बीच स्थानांतरित किए जाते हैं और कारणों के साथ समायोजित किए जाते हैं; स्टोर खत्म होने से पहले पुन: ऑर्डर अलर्ट चेतावनी देते हैं; और एक स्टॉक ऑडिट गिनती की पुस्तकों से तुलना करता है और विचलन पोस्ट करता है।