सम्यक् क्रीणीध्वम्, सम्यक् रक्षत, प्रत्येकं वस्तु लेखाङ्कयन्तु

लेखनसामग्री, गणवेशाः, प्रयोगशाला-रसायनाः, क्रीडा-सामग्री, गृह-प्रबन्धन-सामग्री…

विद्यालयः वर्षाणि शतेभ्यः आपूर्तिकर्त्रेभ्यः वस्तूनि क्रीणाति। तन्त्रं विना, निवेदनानि मुखेनागच्छन्ति, कागदे उद्धरणानि तुल्यन्ते, कोऽपि न जानाति भण्डारे किं अस्ति, लेखापरीक्षकः च क्रयण-देयकानि विन्दति यानि कस्यापि प्राप्त्या सह मेलनं न कृतवन्तः।

SSMS प्रत्येकस्मिन् पदे परीक्षणैः सह क्रयणं चालयति। एकः विभागः क्रयण-निविदनम् उत्थापयति, यत् अनुमोदितम् अस्ति। भण्डार-कार्यालयः आपूर्तिकर्त्रेभ्यः उद्धरणस्य निवेदनं प्रेषयति, तेषां उद्धरणानि अभिलेखयति तुलयति च — प्रति वस्तु न्यूनतमं समग्रं वा, टिप्पणीभिः सह। एकः अनुमोदितः क्रयण-आदेशः (PO) मुद्रितः प्रेषितः च भवति; तस्य विरुद्धं वस्तूनि प्राप्तानि (आवश्यकता चेत् अंशतः,प्रत्याख्यानैः सह), आपूर्तिकर्त्रस्य बीजकं (invoice) GST TDS च सह पुस्तकेषु प्रविश्यते।

वस्तु-खाते (stock ledger) प्रचल-औसत-मूल्येन सह प्रत्येकं गतिः रक्षति। वस्तूनि विभागेभ्यः प्रदत्तानि, भण्डारेषु स्थानान्तरितानि कारणानां च सह समायोजितानि; भण्डारस्य समाप्तेः पूर्वं पुनर्निर्माण-सूचनाः चेतावनीं ददति; वस्तु-लेखापरिक्षणं पुस्तकानां सह गणनां तुलयति भिन्नतां च प्रेषयति।